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Ce sont les décisions que l’on prend grâce à eux qui ont une utilité…

Une fois ce préalable posé, on comprend mieux qu’un bon tableau de bord est un outil d’aide à la décision et par la même, un outil de management. « Rien n’est plus difficile et du même coup plus précieux que d’être en mesure de décider », disait Napoléon.

Ecrit par Frédéric Dubois, novembre 2015 ( site http://www.forgacom.fr )

Mais qu’est-ce donc qu’un bon tableau de bord ?

► Qualité N°1 : La simplicité

Trop d’analyse tue l’analyse. Dans une voiture, seuls les paramètres clefs sont sous contrôle visuel immédiat. Encore faut-il au préalable définir quelles sont les informations critiques. Une astuce, posez-vous la question de savoir quels sont les 3 chiffres clefs que vous souhaitez avoir à disposition en permanence.

► Qualité N°2 : La rapidité

Prendre la bonne décision trop tard produit rarement les bons effets ! Un bon tableau de bord permet, quasi en temps réel, d’avoir les éléments nécessaires à la prise de décision. Si l’information n’est pas disponible de manière rapide, c’est souvent un clignotant qui indique une carence dans l’organisation : des informations qui ne circulent pas correctement ou des tâches en retard

► Qualité N°3 : Au bon moment

Il faut aussi définir avec quelle fréquence est-ce que j’ai besoin d’avoir ces informations : mensuel ? Hebdomadaire ? Journaliers ?

Dès lors, vous avez une idée plus précise des éléments à mettre dans votre fameux tableau de bord.

Ces préalables étant posés, un certain nombre de questions restent en suspens.

► Question N°1 : Où trouver l’information ?

Le 1er réflexe est de se pencher sur la comptabilité ! C’est rarement le bon pour la question de rapidité évoquée plus haut. Pour indispensables que soient les données comptables, s’en contenter serait une erreur pour faire un tableau de bord.

C’est dans l’opérationnel que se trouvent des éléments extracomptables qui généralement sont très parlant :

  •  Pour le commercial, combien d’entretiens réalisés, combien d’entretiens pour une vente, nombre et montant des devis en cours, etc.
  •  A la production, les quantités produites, l’état d’avancement en heures (ou journées) par rapport aux prévisions, critères qualité, etc.

► Question N°2 : Comment collecter les informations ?

C’est ici que se fait le lien entre la qualité de l’organisation et la possibilité d’obtenir les bonnes informations au bon moment, donc, de pouvoir prendre les bonnes décisions à temps.

Combien d’ERP à la puissance de calcul fabuleuse donnent des informations erronées parce qu’une personne dans n’a pas rentré en temps et en heure les éléments !

La mise en place de tableaux de bord peut être le bon moment pour se poser la question de savoir : « qui a besoin de quelle information, à quel moment et sous quelle forme pour être efficace ? »

Septique ? Faites le tour de votre entreprise ou de votre service, il est vraisemblable que vous ayez des surprises (donc des possibilités d’amélioration…)

► Question N°3 : Pour qui les tableaux de bord ?

Dans les PME, il est souvent l’apanage du dirigeant, mais, même dans des structures de moins de 20 personnes, on gagne souvent à s’interroger sur les outils de management dont devraient disposer les fonctions clefs : commercial, production, qualité, finances

► Question N°4 : Le choix du support

Si votre tableau de bord se termine avec des tableurs comportant X onglets… Merci de reprendre la lecture de l’article au début et refaire le chemin ! Suivant les outils informatiques disponibles le support sera évidemment différent, mais un bon support est un support synthétique. L’idéal est de pouvoir regrouper en 1 page les éléments clefs.

La difficulté sera ensuite de résister à la tentation de rajouter de multiples éléments au fil du temps et, si c’est le cas, il faut garder à l’esprit que la question de cet outil stratégique doit se poser de manière régulière, les éléments clefs d’aujourd’hui ne seront peut plus pertinents dans le futur.

La simplicité ….Cela ne s’improvise pas ……

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